Как организовать деловую встречу — советы

Метод организации делового мероприятия во многом зависит от специфики отрасли и цели встречи. У людей, договаривающихся об условиях сотрудничества, разные ожидания, у участников интеграционной встречи разные ожидания. Однако можно выделить несколько универсальных практик, реализация которых улучшит организацию подобных мероприятий. Если вы ищете хороший конференц зал для проведения бизнес встречи, тогда возможно вам подойдут конференц залы в отелях Москвы.

Предоставьте участникам как можно больше информации — заранее

Участники встречи должны узнать о ее дате как минимум за неделю и получить подтверждение. Приглашенным гостям также следует предоставить дополнительную информацию за несколько дней до мероприятия, которая позволит им правильно подготовиться к обмену аргументами и спланировать другие задачи в течение дня. Предоставляемые данные должны включать:

  • планируемая продолжительность встречи,
  • адрес места проведения мероприятия,
  • объем обсуждаемых тем, а также дополнительные материалы, полезные во время встречи (отчеты, презентации и т. д.).

Также стоит предоставить информацию о наличии автостоянки или дать советы, как войти в здание, чтобы гостям не приходилось бродить по офису.

Найдите время для встречи

Оптимальное время для встречи — 1-2 часа. Если мероприятие длится дольше, участникам может быть сложно поддерживать высокий уровень концентрации. В случае встреч, запланированных на несколько часов, лучше всего запланировать короткие перерывы на кофе и момент отдыха от интеллектуальных усилий.

Читайте также:  Как пользоваться бумажными полосками для депиляции

Важно не только, как долго длится встреча, но и время, чтобы ее начать. Рекомендуется, чтобы дата мероприятия была похожа на время трапезы или окончания работы — это позволит избежать ненужных отступлений. Также важно обеспечить пунктуальность — начинать и заканчивать встречу в назначенное время. Это позволяет участникам планировать задачи, а также создает профессиональный имидж лидера.

Подготовьте пространство и держите все в порядке

Деловые встречи чаще всего проходят в офисе, в одном из конференц-залов. Это место должно быть хорошо звукоизолировано и укрыто — чтобы обеспечить условия для концентрации и не отвлекать других сотрудников. Перед приездом участников стоит убедиться, что в комнате порядок. В случае необходимости использования проектора при обсуждении запланированных тем — перед встречей следует проверить, действительно ли устройство работает. В такой ситуации обязательно придет на помощь офис-менеджер или помощник.

Гости должны пройти в уже подготовленный конференц-зал — чтобы организаторы встречи производили впечатление профессионалов, контролирующих ситуацию и с самого начала уделяющих внимание деталям.

Предложите воду или кофе

Поприветствовав и представив гостей, стоит предложить кофе, чай или воду. Это будет не только дружеский жест (вкусный кофе или родниковая вода обязательно немного расслабит атмосферу), но и процедура, которая обеспечит комфорт участникам дискуссии.

Следите за повесткой дня встречи

Перед встречей подготовьте ее план — список тем для обсуждения. Это поможет выдержать сроки, а также избежать того, чтобы участники забыли упомянуть одну из проблем. Наиболее важные темы лучше всего поднимать в начале встречи — благодаря этому они не выпадут из плана из-за нехватки времени, а участники будут сохранять максимальную концентрацию при их обсуждении.

Читайте также:  Воск для депиляции Ledy Caramel

Общая повестка дня должна быть доступна заранее — тогда каждый гость сможет полностью подготовиться к встрече. Лучше запланировать время для того, чтобы задавать вопросы после каждой проблемы. Не рекомендуется откладывать его до конца встречи, так как участники могут не вспомнить, какие сомнения возникли при обсуждении тех или иных тем.

Завершите встречу заключением

В конце встречи необходимо будет процитировать ключевые выводы и повторить выводы, сделанные на каждом этапе обсуждения. Благодаря этому вы можете избежать сомнений в том, что все участники согласны относительно дальнейших шагов и задач. Обобщенные выводы и заключения стоит отправить участникам по электронной почте в виде резюме (с благодарностью за участие)

Также не забывайте поддерживать соответствующий деловой этикет. Подробнее об этом читайте в нашей статье «Офисный этикет, или как вести себя с деловыми гостями».

[Всего:    Средний:  /5]
Subscribe
Уведомлять про:
guest
0 комментариев
Inline Feedbacks
View all comments